แบบฟอร์มใบลาออกสำหรับ HR และบริษัท ต้องมีช่องอะไร ช่องไหนเขียนผิดแล้วเสี่ยง

บทความนี้เขียนสำหรับ HR และเจ้าของกิจการ ที่ต้องการแบบฟอร์มใบลาออกของบริษัท ถ้าคุณเป็นพนักงานที่กำลังจะลาออก ใช้ตัวสร้างใบลาออกฟรีได้เลย จดหมายที่สร้างจากที่นั่นมีผลเท่ากับแบบฟอร์มบริษัท

แบบฟอร์มใบลาออกที่ดีไม่ได้มีไว้แค่เก็บลายเซ็น มันคือเอกสารที่กำหนดว่าการจ้างสิ้นสุดวันไหน และเป็นจุดเริ่มของงานที่ HR ต้องทำต่ออีกหลายอย่าง ตั้งแต่ค่าจ้างงวดสุดท้ายไปจนถึงแจ้งออกประกันสังคม ฟอร์มที่ออกแบบผิดจะสร้างปัญหาตั้งแต่วันแรก ที่พบบ่อยที่สุดคือฟอร์มที่มีช่อง "อนุมัติ / ไม่อนุมัติ"

ก่อนออกแบบฟอร์ม: หลักกฎหมาย 3 ข้อ

1. การลาออกไม่ต้องรออนุมัติ การลาออกเป็นการแสดงเจตนาฝ่ายเดียวของลูกจ้าง มีผลเมื่อถึงกำหนดตามที่แจ้ง ฟอร์มที่มีช่อง "ไม่อนุมัติ" ทำให้พนักงานเข้าใจผิดว่าบริษัทปฏิเสธได้ และเมื่อเกิดข้อพิพาท ช่องนั้นไม่ช่วยบริษัทเลย ใช้คำว่า "รับทราบ" แทน

2. วันมีผลคำนวณจากรอบจ่ายค่าจ้าง พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน มาตรา 17 ผูกการบอกเลิกสัญญาไว้กับวันจ่ายค่าจ้าง การแจ้งก่อนหรือในวันจ่ายค่าจ้างงวดหนึ่ง มีผลในวันจ่ายค่าจ้างงวดถัดไป ไม่ใช่ "30 วัน" ตายตัว ดังนั้นวันที่บริษัทได้รับเอกสารคือข้อมูลที่สำคัญที่สุดในฟอร์ม ตรวจวันได้ด้วยเครื่องคำนวณวันลาออก

3. ค่าจ้างและหนังสือรับรองการทำงานผูกกับการส่งมอบงานไม่ได้ การหักค่าจ้างทำได้เฉพาะรายการที่มาตรา 76 กำหนด และหนังสือรับรองการทำงานเป็นสิทธิของลูกจ้างตาม ป.พ.พ. มาตรา 585 เช็กลิสต์ส่งมอบงานในฟอร์มจึงเป็นเครื่องมือบริหาร ไม่ใช่เงื่อนไขของการจ่ายเงิน

แบบฟอร์มควรมี 6 ส่วน

ส่วนที่ 1: ข้อมูลพนักงาน

ชื่อ-นามสกุล รหัสพนักงาน ตำแหน่ง แผนก ชื่อหัวหน้างาน วันเริ่มงาน

ส่วนที่ 2: ความประสงค์ลาออกและวันสุดท้าย

• ข้อความยืนยันความประสงค์ลาออก
• วันทำงานวันสุดท้ายตามที่พนักงานแจ้ง
• ช่องให้ HR บันทึก วันมีผลตามรอบจ่ายค่าจ้าง ถ้าวันที่พนักงานแจ้งเร็วกว่าที่กฎหมายกำหนด ให้คุยกันและบันทึกวันที่ตกลงร่วมกันเป็นลายลักษณ์อักษร

ส่วนที่ 3: เหตุผลในการลาออก (ไม่บังคับ)

ทำเป็นตัวเลือกกว้างๆ เช่น งานใหม่ / ครอบครัว / ศึกษาต่อ / สุขภาพ / ค่าตอบแทน / หัวหน้าหรือทีม / อื่นๆ พร้อมระบุชัดว่าไม่บังคับกรอก กฎหมายไม่ได้บังคับให้พนักงานบอกเหตุผล ข้อมูลส่วนนี้มีค่ากับบริษัทในการวิเคราะห์อัตราการลาออก แต่คำตอบที่ตรงที่สุดมักได้จาก exit interview มากกว่าจากช่องในฟอร์ม

ส่วนที่ 4: การรับทราบ

• ลายมือชื่อพนักงาน และวันที่ยื่น
• ลายมือชื่อหัวหน้างาน พร้อมคำว่า "รับทราบ"
• ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่รับเอกสาร พร้อมวันที่และเวลาที่รับ

ให้สำเนาที่มีลายเซ็นรับทราบกับพนักงานหนึ่งชุดเสมอ เป็นการป้องกันทั้งสองฝ่ายถ้ามีข้อโต้แย้งเรื่องวันที่ภายหลัง

ส่วนที่ 5: ส่งมอบงานและคืนทรัพย์สิน

ตารางที่มีคอลัมน์ รายการ / ผู้รับมอบ / วันที่ / ลายเซ็น เช่น

• งานที่ค้างและผู้รับช่วงต่อ
• ไฟล์และรหัสผ่านระบบงาน (ส่งมอบผ่านช่องทางที่ปลอดภัย ไม่เขียนลงฟอร์ม)
• โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์ อุปกรณ์อื่น
• บัตรพนักงาน กุญแจ บัตรจอดรถ
• เงินทดรองจ่ายที่ยังไม่เคลียร์
• การยกเลิกสิทธิเข้าระบบในวันสุดท้าย (ฝ่ายไอที)

ส่วนที่ 6: สิ่งที่บริษัทต้องดำเนินการให้

ส่วนที่ฟอร์มส่วนใหญ่ไม่มี แต่ช่วยให้ HR ไม่ลืมงานที่มีกำหนดเวลา

• ค่าจ้างงวดสุดท้าย รวมวันลาพักร้อนที่ยังเหลือ ตามสิทธิที่พนักงานมี
• หนังสือรับรองการทำงาน ระบุระยะเวลาทำงานและตำแหน่ง ตาม ป.พ.พ. มาตรา 585 ดูตัวอย่างหนังสือได้ที่หนังสือรับรองการทำงาน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
• แจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่พนักงานออก ถ้าแจ้งช้า การขึ้นทะเบียนว่างงานของพนักงานอาจติดขัด
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี) แจ้งบริษัทจัดการกองทุน

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบลาออก (คัดลอกไปจัดหน้าได้)

แบบฟอร์มแจ้งลาออก
[ชื่อบริษัท]

ส่วนที่ 1 ข้อมูลพนักงาน
ชื่อ-นามสกุล ........................ รหัสพนักงาน ............
ตำแหน่ง ........................ แผนก ........................
หัวหน้างาน ........................ วันเริ่มงาน ............

ส่วนที่ 2 ความประสงค์ลาออก
ข้าพเจ้ามีความประสงค์ลาออกจากการเป็นพนักงานของบริษัท โดยวันทำงานวันสุดท้ายคือวันที่ ............

ส่วนที่ 3 เหตุผล (ไม่บังคับ)
☐ งานใหม่ ☐ ครอบครัว ☐ ศึกษาต่อ ☐ สุขภาพ ☐ ค่าตอบแทน ☐ หัวหน้า/ทีม ☐ อื่นๆ ............

ลงชื่อพนักงาน ........................ วันที่ยื่น ............

ส่วนที่ 4 การรับทราบ
หัวหน้างาน: รับทราบ ลงชื่อ ........................ วันที่ ............
ฝ่ายบุคคล: ได้รับเอกสาร ลงชื่อ ........................ วันที่ ............ เวลา ............
วันมีผลตามรอบจ่ายค่าจ้าง ............ ☐ ตรงกับที่พนักงานแจ้ง ☐ ตกลงวันใหม่เป็นวันที่ ............

ส่วนที่ 5 ส่งมอบงานและทรัพย์สิน
งานค้าง / ผู้รับช่วง ............ ผู้รับมอบ ............ วันที่ ............ ลงชื่อ ............
อุปกรณ์ (ระบุ) ............ ผู้รับมอบ ............ วันที่ ............ ลงชื่อ ............
บัตรพนักงาน / กุญแจ ผู้รับมอบ ............ วันที่ ............ ลงชื่อ ............
เงินทดรองจ่าย ผู้รับมอบ ............ วันที่ ............ ลงชื่อ ............
ยกเลิกสิทธิเข้าระบบ ผู้ดำเนินการ ............ วันที่ ............ ลงชื่อ ............

ส่วนที่ 6 สำหรับฝ่ายบุคคล
☐ ค่าจ้างงวดสุดท้าย / วันลาพักร้อนคงเหลือ ............ วัน
☐ หนังสือรับรองการทำงาน ☐ 50 ทวิ
☐ แจ้งออกประกันสังคม (สปส. 6-09) วันที่ ............
☐ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

การลาออกมีผลตามกฎหมายโดยไม่ต้องได้รับอนุมัติ การส่งมอบงานในส่วนที่ 5 ไม่เป็นเงื่อนไขของการจ่ายค่าจ้างหรือการออกหนังสือรับรองการทำงาน

ประโยคท้ายฟอร์มไม่ได้มีไว้สวยงาม มันกันไม่ให้หัวหน้างานที่ไม่ได้ทำงาน HR เอาฟอร์มนี้ไปใช้กดดันพนักงาน เช่น บอกว่า "ยังไม่เซ็นอนุมัติ ยังออกไม่ได้" ซึ่งทำให้บริษัทเสี่ยงโดยไม่จำเป็น

ช่องที่ไม่ควรมีในฟอร์ม

• อนุมัติ / ไม่อนุมัติ ใช้ "รับทราบ" แทน เหตุผลอยู่ด้านบน
• ช่องยินยอมให้หักค่าจ้างแบบเหมารวม เช่น "ยินยอมให้หักค่าเสียหายทุกกรณี" การหักค่าจ้างต้องเป็นไปตามมาตรา 76 และความยินยอมที่ไม่ระบุรายการชัดเจนเสี่ยงถูกโต้แย้ง
• ช่องสละสิทธิ เช่น "ไม่ติดใจเรียกร้องใดๆ" ในฟอร์มลาออกทั่วไป ถ้าบริษัทต้องการข้อตกลงแบบนี้ ควรทำเป็นเอกสารแยกและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ
• ช่องเลขบัตรประชาชนหรือเลขบัญชี ถ้า HR มีข้อมูลนี้อยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องให้กรอกซ้ำบนกระดาษที่ส่งต่อหลายมือ

ถ้าพนักงานไม่ใช้ฟอร์มของบริษัท

จดหมายลาออกที่พนักงานเขียนเอง ส่งทางอีเมล หรือสร้างจากเครื่องมือออนไลน์ มีผลเท่ากับแบบฟอร์มบริษัท กฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบ วันที่บริษัทได้รับจดหมายนั้นคือวันที่ใช้คำนวณวันมีผล ถ้าบริษัทอยากได้ข้อมูลตามฟอร์ม ขอให้กรอกเพิ่มได้ แต่ไม่ควรถือว่าวันที่กรอกฟอร์มเป็นวันยื่นใหม่ เรื่องที่พนักงานมักถามเมื่อบริษัทไม่รับใบลาออกอธิบายไว้ที่หัวหน้าไม่อนุมัติใบลาออก